Implantación de gestores documentales/Consulbox

¿QUÉ ES CONSULBOX by Avanbox?

Cada vez son más las empresas y organismos que requieren de los servicios de Consulcom para dar el salto a la era digital. El grupo de base tecnológica, experto en Digitalización, Edición y proveedora de multinacionales, pymes e instituciones públicas lleva atendiendo, durante sus 14 años de experiencia, las necesidades de un amplio abanico de clientes. La primera de ellas, digitalizar o transformar a archivos electrónicos, los documentos en soporte papel para su gestión, almacenamiento y/o difusión en aras de ahorrar tiempo, costes, espacio y, por ende, incrementar la eficiencia y productividad.

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Asimismo, Consulcom ha dirigido sus esfuerzos a implantar los gestores documentales solicitados por su cartera de clientes al objeto de disponer de un control efectivo sobre la documentación digitalizada, pero también de hacer un uso racional de los recursos electrónicos.

 

En el último año, las sinergias generadas entre Consulcom y la compañía de desarrollo informático Avanbox, han servido para el lanzamiento de un sofisticado gestor documental, Consulbox, cuya versatilidad, potencia y manejo intuitivo, hacen de esta herramienta tecnológica, la base de su principal ventaja competitiva.

                                                          

FUNCIONALIDADES CONSULBOX

 

ARCHIVO Disco Inteligente
ORGANIZACIÓN Intuitiva y simple
SEGURIDAD Control y Copias
BÚSQUEDA OCR y Metadatos
ENCRIPTACIÓN Seguridad Extrema
WORKFLOWS Sistema de Avisos
VERSATIL FLEXIBLE Aplicación IntegradoraAutonomía de usuarios
GESTIÓN EMAILS Control y vínculo a expedientes, usuario…
MODIFICAR  CREAR DOCS Adaptación a formatos Evita duplicaciones
PLANTILLAS OCR Extracción indexación
BASE DE DATOS Gestión informativa

 

 

 Consulbox se posiciona como líder en la gestión documental y complemento perfecto para almacenar, archivar, organizar, localizar, compartir, editar, modificar y mantener seguros los documentos digitalizados por Consulcom. 

 

 

PROPUESTA DE VALOR: LÍDER DIGITAL Y LÍDER EN GESTIÓN

La utilización de herramientas de digitalización de documentos ha ganado una fuerte presencia los últimos años en el mercado internacional, fruto de la forzosa adaptación digital a la que las organizaciones han debido someterse para competir en un escenario globalizado. En este sentido, las compañías han ido abandonando la denominada “zona de confort” o su resistencia a un nuevo enfoque organizativo, una vez constatada los elevados beneficios derivados del manejo eficiente de la información y de la productividad en términos de reducción de tiempo, costes y personal para gestionar distintos documentos.

 

Pese a todo, la generación exhaustiva de documentación tanto en formato electrónico como en formato papel, sigue colapsando el buen funcionamiento de las organizaciones más resistentes al cambio: las pymes y, sobre todo, las administraciones públicas. Su acumulación de papel, falta de organización y catalogación de los documentos sigue multiplicando el coste en términos de tiempo, espacio y dinero a la hora de la búsqueda o localización de la información requerida.

 

La conjunción entre Digitalización y Gestión Documental, de la mano de un líder en ambos campos, la convierten en la única y mejor solución para incorporar las distintas corporaciones a la sede electrónica y a las nuevas tecnologías.

 

Y… ¿Cuál es la propuesta de valor de Consulcom y Consulbox?

 Siguiendo con la política de precios competitivos de Consulcom, el líder digital continuará ofreciendo un servicio integral de digitalización, ajustándose a las necesidades del cliente.

 

A este respecto y previo al proceso digital, la empresa u organismo público deberá tener claro los motivos por los que decide digitalizar sus documentos, su estructura o periodicidad de las búsquedas para hacer una óptima adaptación a los sistemas tecnológicos.

 

¿Para qué queremos digitalizar la organización? ¿Por seguridad, ahorro, eficiencia, productividad? Los motivos determinarán nuestro proceso tecnológico.
¿Cuál es la estructura de la información? ¿Qué tipo de contenidos se desean digitalizar, en qué formato están y en qué formato se quieren? Responder a estas cuestiones conferiría eficiencia al proceso
¿Qué tipo de información manejas? Es importante conocer qué tipo de búsquedas interesarán hacer según el tipo de información de la que se dispone. La información buscada dentro del documento, tipo de búsqueda y tipo de resultados. Y a partir de aquí, seleccionar la tecnología idónea.
Periodicidad de datos y búsquedas Se refiere no sólo a la periodicidad de los datos, sino, además, se atenderá a la periodicidad de las búsquedas, ya que el proceso de Digitalización no será el  mismo en virtud de la frecuencia del uso  de la información.
Ciclo de vida del documento Como parte de las políticas de gestión medioambiental, debe considerarse los ciclos de vida útil de la información.
Ahorro de costes /tiempo/ espacio/ personal Una planificación adecuada del gasto e inversión, nos facilitaría la cuantificación del ahorro de costes y tiempos, en términos económicos tangibles y medibles. A partir de estos datos, valoraremos si nos merece la pena realizarla o no.

 

OPORTUNIDAD Y VENTAJA COMPETITIVA DE CONSULBOX 
  1. ¿QUÉ OPORTUNIDADES ME OFRECE CONSULBOX?

La oportunidad de Consulbox para las empresas e instituciones responde a la necesidad imperiosa de las empresas e instituciones de mejorar su productividad en el ejercicio de las actividades y servicios a precios competitivos.

La productividad que resulta del ahorro en tiempo, espacio, personal que propone la Gestión de Consulbox, repercuten, a la vez, en la estructura de costes de la empresa u organismo así como  en el grado de satisfacción de sus clientes y empleados.

 

Pero además, la optimización y organización de los documentos, producto de las funcionalidades y soluciones de Consulbox,suponen una oportunidad de oro para reducir exponencialmente la estructura de costes, ya que Consulbox favorece la celeridad y vigilancia  sobre los gastos de la empresa y, consiguientemente, la mejora del alojamiento de los recursos y de los servicios ofrecidos.

Este “círculo virtuoso” lleva a una mayor satisfacción y, en el caso de la empresa privada, también a la retención de los clientes actuales y potenciales.

 

   CÍRCULO VIRTUOSO
  CONSULBOX
  ORGANIZACIÓN/GESTIÓN
AHORRO COSTES PRODUCTIVIDAD AHORRO ESPACIO
AHORRO TIEMPO SATISFACCIÓN CLIENTE Y EMPLEADO AHORRO EN PERSONAL

 


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