Digitalización de documentos

La utilización de herramientas de digitalización de documentos ha ganado una fuerte presencia en el mercado a nivel internacional desde hace ya algunos años. Las compañías ven en éstas

una manera eficiente de manejar su información sin necesidad de utilizar medios físicos, logrando un ahorro de tiempo en su intercambio, haciendo disponible el total de la información en cualquier etapa del proceso administrativo y generando ahorros mediante la reducción de insumos relacionados con la impresión y fotocopia de documentos. Asimismo, se comprueba una importante reducción de espacio

necesario para almacenar los documentos, mejorando de forma sustancial la organización de los archivos y su tránsito, y nuevamente, se producen considerables ahorros de tiempo dedicado a la gestión documental por parte del personal empleado. No se trata de escanear documentos, por eso, para hacer de estas aplicaciones una herramienta totalmente funcional y potente es recomendable que sean acompañadas por una solución del tipo “workflow” para generar un flujo ininterrumpido de la información y conseguir la máxima eficiencia en los procesos de la gestión documental.

La principal barrera para este tipo de aplicaciones es la resistencia al cambio por parte de los usuarios. Este tipo de barreras es un común denominador a la hora de implementar cualquier

cambio en los procesos de las compañías. Digitalización” Al intentar implementar un nuevo proceso que desplaza al usuario de su ‘”zona de confort mental” se genera una situación de angustia que, generalmente, es expresada por medio del rechazo. A medida que este nuevo proceso comienza a formar parte de esa “zona de confort”, los niveles de rechazo disminuyen notablemente y la persona comienza a generar

aportaciones que hacen crecer al proceso. El uso de la tecnología en cada sector está provocando cambios en la forma en la que se han venido haciendo las cosas a lo largo de los años. Y no solo afecta al

movimiento de papeles o de la información, sino a toda la estructura organizativa de la compañía. No sólo se trata de olvidarte de los archivos físicos o de crear una base de datos en

Excel; de ahí la importancia de tener muy claro ciertos aspectos que nos ayudarán a conseguir la mayor eficiencia con el mínimo de rechazo.

Antes de abordar un proceso de Digitalización, conviene responder a varias cuestiones:

  1. ¿Para qué queremos digitalizar la empresa?.”

Es importante que los responsables tengan claro el objetivo de esta decisión.

Puede ser por seguridad, por ahorro, por eficiencia, por espacio, … . Hasta que no se tenga claro el “para qué” será difícil adaptar y adoptar las tecnologías.

  1. Conoce la estructura de tu información.”

Tus datos pueden ser abiertos, estructurados, manuales, corporativos, y más allá de los términos específicos de la materia, es importante tener claro qué tipo de contenidos se requiere para Digitalizar, en qué formato están y en qué formato se quieren, e, incluso si ya está parte de la información digitalizada, se podría averiguar, dentro de los procesos, cómo hacerla más eficiente.

  1. Contempla qué tipo de información manejas.

Es importante conocer qué tipo de búsquedas interesarán hacer según el tipo de información de que se dispone. a información buscada dentro del documento, tipo de búsqueda y tipo de

resultados. Y a partir de aquí, seleccionar la tecnología idónea.

  1. Periodicidad de los datos.”

Se refiere no solo a la periodicidad de los datos, sino, además, se atenderá a la periodicidad de las búsquedas, ya que el proceso de Digitalización no será el mismo en virtud de la frecuencia del uso de la información que dirá adiós al papel para tomar la forma de cualquier pantalla.

  1. Ciclo de vida del documento.”

Como parte de las políticas de gestión medioambiental, debe considerarse los ciclos de vida útil de la información a los efectos de que no solo ya no se imprimirá documentos en papel sino hasta qué punto es innecesario intentar darle vida a algo que ya no la tiene.

  1. Ahorro de Costes y Tiempos.

Toda Digitalización implica la asignación de recursos a gastar o invertir.  Una planificación adecuada de la misma,  debería poder facilitarnos la cuantificación del ahorro de costes y tiempos , en términos económicos tangibles y medibles. A partir de estos datos, valoraremos si nos merece la pena realizarla o no.

 

La confianza depositada por nuestros clientes durante más de una década es una de nuestras señas de identidad que acredita nuestro Know Howy nos posiciona en un lugar privilegiado en la digitalización de archivos. Como líderes del sector somos expertos en:

– Digitalización de archivos, tanto de empresas públicas, como privadas y particulares.

– Digitalización de los archivos Fondo Antiguo, históricos tanto públicos como privados.

– Digitalización de libros agotados, antiguos y descatalogados, así como revistas, cuadernos, actas…

-Digitalización de fototecas de instituciones y de particulares.

 

Nuestro Target de Clientes se focaliza hacia cualquier empresa o entidad que precise gestionar sus documentos y eliminar la acumulación de papel. Estas son las pymes, profesiones liberales (Abogados, procuradores, Arquitectos, ingenieros, médicos, consultores….), grandes empresas privadas y públicas, colegios oficiales, Notarios,

Registros de la propiedad, Ayuntamientos, Diputaciones, Delegaciones, Consejerías, Comunidades Autónomas, bancos, financieras, colegios Institutos, Universidades, Fundaciones…. .

 

La digitalización de los archivos supone para nuestros clientes, entre otras soluciones:

 

– La información queda asegurada de por vida, adaptada y actualizada.

– Podemos consultar los documentos en cualquier momento y lugar a través de distintos medios digitales como notebooks, teléfonos móviles, tabletas, …, y PCs de escritorio. Además pueden ser legalizados y asegurados gracias al uso de la firma digital.

– Podemos compartir los documentos de manera rápida utilizando servicios online como redes sociales y cuentas de correo.

– Los documentos digitalizados pueden ser modificados y actualizados, y pudiéndose pasar a otros formatos.

– Reemplazamos bibliotecas y estantes que pueden ocupar una dependencia de la oficina por un CD o DVD o discos duros externos. La digitalización y destrucción del papel proporciona la liberación de espacios que puede ser utilizados para fines más rentables y productivos.

– Disminuye costes de logística en envíos de documentos, viajes, mensajería, correo físico y los problemas de seguridad y temporalidad.

– Los documentos no están expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes, rayones… u otras eventualidades que pongan en riesgo a los mismos.

– Las fotocopiadoras, impresoras, tintas, abrochadores y otros insumos ya no son necesarios en la oficina..

Aumenta la productividad de los empleados al facilitar el acceso a los documentos que demás pueden ser visualizados simultáneamente.

– El acceso puede ser controlado con distintos niveles de permisos de usuarios.

– Realizamos copia de seguridad. En caso de algún incidente importante en las instalaciones, como incendio, robo, inundaciones, extravíos, derribo de instalaciones….,debe existir una copia de seguridad a salvo, de la documentación archivada.

– En lo que se refiere a los libros agotados, antiguos y descatalogados, su inaccesibilidad por la escasez de ejemplares, pese a la amplia demanda, hacen que su digitalización se perfile como una nueva oportunidad para estos títulos. Así, se convierten en e-book (libro electrónico) o en fichero para su posterior impresión bajo demanda (PoD).

– Consulcom destruye el papel que ha sido digitalizado, acreditando este servicio a través de certificaciones y cumpliendo las leyes de protección de datos y de conservación del medio ambiente.


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